Algemene Voorwaarden

Versie 1.0 | Laatst bijgewerkt: 13 februari 2026 | Kyan Digital (KVK 78704022)

Artikel 1 - Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

• Kyan Digital: Kyan Baaz BV, gevestigd te Arnhem, ingeschreven bij KvK onder nummer 78704022;
• Klant: De natuurlijke of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met Kyan Digital;
• Diensten: Alle door Kyan Digital aangeboden diensten, waaronder softwareontwikkeling, SaaS-platforms, IT-advies, zorgconsultancy en onderhoud;
• SaaS: Software as a Service - softwarelicentie op abonnementsbasis (SmartNote, ZZPKlaar);
• Maatwerk: Op maat ontwikkelde software of adviestrajecten;
• Overeenkomst: Elke afspraak tussen Kyan Digital en Klant;

Artikel 2 - Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten tussen Kyan Digital en Klant.
2. Afwijkingen zijn alleen geldig indien schriftelijk overeengekomen.
3. Eventuele voorwaarden van Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
4. Indien een bepaling nietig is, blijven overige bepalingen van kracht.

Artikel 3 - Aanbiedingen en totstandkoming overeenkomst

1. Alle aanbiedingen zijn vrijblijvend, tenzij anders vermeld.
2. Offertes zijn 30 dagen geldig.
3. Een overeenkomst komt tot stand na schriftelijke bevestiging door Kyan Digital of door betaling van de eerste factuur.
4. Bij maatwerk geldt: de offerte beschrijft de scope. Wijzigingen tijdens het project kunnen leiden tot meerkosten.

Artikel 4 - Prijzen en betaling

4.1 Prijzen

• Alle prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld.
• Kyan Digital behoudt zich het recht voor prijzen jaarlijks aan te passen (SaaS-abonnementen).
• Prijswijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren aangekondigd.

4.2 Betaling

• SaaS-abonnementen: Maandelijks of jaarlijks vooraf via automatische incasso (Mollie).
• Maatwerk/advies: Factuur met 14 dagen betalingstermijn.
• Bij niet-tijdige betaling is Klant in verzuim zonder ingebrekestelling. Wettelijke rente (2%) + incassokosten zijn verschuldigd.
• Kyan Digital mag dienstverlening opschorten bij niet-betaling.

Artikel 5 - SaaS-abonnementen (SmartNote, ZZPKlaar)

5.1 Toegang en gebruik

• Klant ontvangt een licentie voor gebruik gedurende de looptijd van het abonnement.
• Toegang is persoonsgebonden. Inloggegevens mogen niet worden gedeeld.
• Kyan Digital levert inspanning voor 99% uptime (gemiddeld per maand, exclusief gepland onderhoud).

5.2 Looptijd en opzegging

• Abonnementen lopen door tot opzegging.
• Opzegtermijn: 1 maand (eindigt aan het einde van de betaalperiode).
• Opzegging gebeurt schriftelijk via info@kyandigital.nl.
• Bij jaarabonnement: opzeggen kan na eerste jaar, minimaal 1 maand voor einddatum.

5.3 Data-export bij beëindiging

• Klant kan binnen 30 dagen na beëindiging een data-export aanvragen (CSV/JSON formaat).
• Na 30 dagen worden gegevens definitief verwijderd (conform AVG).

Artikel 6 - Maatwerk software & IT-advies

6.1 Uitvoering

• Kyan Digital voert opdrachten naar beste inzicht en vermogen uit.
• Levertijden zijn indicaties, geen fatale termijnen (tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen).
• Klant verplicht zich volledige en tijdige medewerking te verlenen (informatie, toegang, feedback).

6.2 Wijzigingen en meerwerk

• Wijzigingen in scope tijdens project worden separaat geoffreerd.
• Meerwerk wordt gefactureerd tegen uurtarief (zie offerte).

6.3 Oplevering en acceptatie

• Oplevering gebeurt via schriftelijke melding.
• Klant heeft 14 dagen voor acceptatietest. Geen reactie = stilzwijgende acceptatie.
• Kleine gebreken (bugs) vormen geen grond voor niet-acceptatie als ze binnen redelijke termijn verholpen worden.

6.4 Eigendom en intellectueel eigendom

• Maatwerk software: Auteursrechten blijven bij Kyan Digital. Klant krijgt eeuwigdurend gebruiksrecht.
• Hergebruik van generieke code-componenten door Kyan Digital is toegestaan.
• Klant mag software niet doorverkopen, verhuren of sublicentiëren zonder toestemming.

Artikel 7 - Hosting en onderhoud

• Hosting vindt plaats op servers van Hetzner (Duitsland, EU).
• Gepland onderhoud wordt minimaal 48 uur van tevoren aangekondigd.
• Backups worden dagelijks gemaakt en 30 dagen bewaard.
• Calamiteitenherstel: best effort binnen 4 uur tijdens kantooruren (09:00-17:00 CET).

Artikel 8 - Garantie en aansprakelijkheid

8.1 Garantie

• Kyan Digital garandeert dat software functioneert conform specificaties in de offerte.
• Garantietermijn maatwerk: 3 maanden na oplevering (bugs worden gratis verholpen).
• Garantie vervalt bij eigen aanpassingen door Klant of derden.

8.2 Aansprakelijkheid

• Aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade, maximaal het factuurbedrag van de betreffende opdracht (max. €10.000).
• Uitgesloten: indirecte schade (omzetderving, gemiste besparingen, reputatieschade, dataverlies).
• Klant dient schade binnen 14 dagen te melden.
• Geen aansprakelijkheid voor schade door overmacht, handelen van derden of eigen fouten van Klant.

Artikel 9 - Geheimhouding en beveiliging

• Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van vertrouwelijke informatie.
• Kyan Digital verwerkt persoonsgegevens conform AVG (zie Privacybeleid).
• Voor verwerking van bijzondere persoonsgegevens geldt een aparte Verwerkersovereenkomst.

Artikel 10 - Overmacht

• Bij overmacht is Kyan Digital niet gehouden tot nakoming van verplichtingen.
• Overmacht omvat: pandemieën, oorlog, stakingen, energiestoringen, internet-uitval, overheidsmaatregelen, uitval derde partijen (hosting, betalingsprovider).
• Bij overmacht langer dan 60 dagen mogen beide partijen de overeenkomst ontbinden zonder schadevergoeding.

Artikel 11 - Beëindiging en opschorting

• Kyan Digital mag diensten opschorten of overeenkomst ontbinden bij:
• Niet-betaling na aanmaning;
• Misbruik van software (spamming, illegale activiteiten, overbelasting servers);
• Faillissement of surseance van betaling van Klant.
• Bij ontbinding blijven openstaande bedragen direct opeisbaar.

Artikel 12 - Wijziging voorwaarden

• Kyan Digital mag deze voorwaarden wijzigen.
• Wijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf gecommuniceerd.
• Klant mag binnen 30 dagen opzeggen indien niet akkoord met wijziging.

Artikel 13 - Toepasselijk recht en geschillen

• Nederlands recht is van toepassing.
• Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Gelderland.
• Partijen verplichten zich eerst te proberen geschillen minnelijk op te lossen.

Artikel 14 - Contactgegevens

Kyan Digital
Handelsnaam van: Kyan Baaz BV
KVK: 78704022
BTW-nummer: NL003912299B16
Adres: Meander 251, 6825 MC Arnhem
E-mail: info@kyandigital.nl
Telefoon: (+31) 085 500 2595

---

Deze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en laatst gewijzigd op 13 februari 2026.