Kunt u het bedenken?
Dan bouwen wij het.

Privacybeleid

Kyan Digital (KVK 78704022) respecteert uw privacy. Dit beleid beschrijft hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Geen tracking

Deze website plaatst geen cookies en gebruikt geen tracking- of analysetools. Wij verzamelen geen persoonsgegevens via deze website, tenzij u zelf het contactformulier invult.

Contactformulier

Als u het contactformulier invult, verwerken wij uw naam, e-mailadres en bericht uitsluitend om uw vraag te beantwoorden. Deze gegevens worden niet gedeeld met derden en worden verwijderd zodra uw vraag is afgehandeld.

Hosting

Deze website wordt gehost binnen de Europese Unie. Er worden geen gegevens buiten de EU verwerkt.

Uw rechten

U heeft het recht op inzage, correctie en verwijdering van uw persoonsgegevens. Neem hiervoor contact op via contact@kyandigital.nl.

Verantwoordelijke

Kyan Digital
Meander 251, 6825 MC Arnhem
contact@kyandigital.nl
KVK 78704022

Algemene Voorwaarden

Kyan Digital KVK 78704022 Meander 251, 6825 MC Arnhem
Laatst bijgewerkt: februari 2026

1. Definities

In deze voorwaarden wordt verstaan onder:
Opdrachtnemer: Kyan Digital, gevestigd te Arnhem.
Opdrachtgever: de natuurlijke of rechtspersoon die een overeenkomst aangaat met Opdrachtnemer.
Diensten: alle door Opdrachtnemer aangeboden software (SaaS), advies, onderhoud en overige diensten.
Overeenkomst: elke afspraak tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer.

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten van Kyan Digital. Afwijkingen zijn alleen geldig indien schriftelijk overeengekomen.

3. Aanbiedingen en offertes

Alle aanbiedingen en offertes zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Opdrachtgever een offerte accepteert of gebruik maakt van de Diensten.

4. Uitvoering van de overeenkomst

Kyan Digital zal de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen uitvoeren. Indien nodig kan Kyan Digital derden inschakelen, mits dit de kwaliteit en privacy niet schaadt. Opgegeven termijnen zijn indicatief, tenzij uitdrukkelijk als deadline overeengekomen.

5. Abonnementen en prijzen

SaaS-diensten worden aangeboden op abonnementsbasis. Prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld. Kyan Digital mag prijzen jaarlijks aanpassen en zal dit minimaal 30 dagen van tevoren communiceren. Bij een prijsverhoging heeft de Opdrachtgever het recht de overeenkomst op te zeggen.

6. Betaling

Betaling dient te geschieden binnen 30 dagen na factuurdatum. Bij niet-tijdige betaling is de Opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is Kyan Digital gerechtigd de wettelijke handelsrente in rekening te brengen. Alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening komen voor rekening van de Opdrachtgever.

7. Opzegging

Maandabonnementen zijn per maand opzegbaar. Jaarabonnementen worden aangegaan voor 12 maanden en zijn daarna maandelijks opzegbaar. Opzegging kan op elk moment via het platform of per e-mail aan contact@kyandigital.nl. Na opzegging blijft de dienst actief tot het einde van de betaalde periode.

8. Intellectueel eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op de software, documentatie en materialen berusten bij Kyan Digital. De Opdrachtgever krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst. Data die de Opdrachtgever invoert blijft eigendom van de Opdrachtgever.

9. Privacy en gegevensverwerking

Kyan Digital verwerkt persoonsgegevens conform de AVG/GDPR. Alle data wordt opgeslagen op servers binnen de Europese Unie. Indien Kyan Digital persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de Opdrachtgever, wordt een aparte verwerkersovereenkomst afgesloten. Zie ons Privacybeleid en onze Verwerkersovereenkomst voor meer informatie.

10. Beschikbaarheid en onderhoud

Kyan Digital streeft naar een beschikbaarheid van 99,5% op jaarbasis, exclusief gepland onderhoud. Gepland onderhoud wordt waar mogelijk vooraf aangekondigd. Kyan Digital is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van onbeschikbaarheid door overmacht, waaronder storingen bij derden.

11. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van Kyan Digital is beperkt tot het bedrag dat in de 12 maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis door de Opdrachtgever is betaald. Kyan Digital is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of verlies van gegevens. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of grove schuld.

12. Overmacht

In geval van overmacht waaronder storingen in infrastructuur, internetverbindingen, stroomstoringen, overheidsmaatregelen of pandemieën is Kyan Digital niet gehouden tot nakoming van enige verplichting.

13. Geheimhouding

Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst verkrijgen. Deze verplichting geldt ook na beëindiging van de overeenkomst.

14. Wijzigingen

Kyan Digital behoudt zich het recht voor deze voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding gecommuniceerd. Bij bezwaar heeft de Opdrachtgever het recht de overeenkomst op te zeggen.

15. Toepasselijk recht en geschillen

Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Gelderland.

Contact

Kyan Digital
Meander 251, 6825 MC Arnhem
contact@kyandigital.nl
KVK 78704022

Verwerkersovereenkomst

Conform artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR)
Laatst bijgewerkt: februari 2026

1. Partijen

Verwerker: Kyan Digital, KVK 78704022, Meander 251, 6825 MC Arnhem.
Verwerkingsverantwoordelijke: de Opdrachtgever die gebruik maakt van de Diensten van Kyan Digital en daarbij persoonsgegevens laat verwerken.

2. Doel en grondslag

Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens die Kyan Digital uitvoert in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke, in het kader van het leveren van SaaS-diensten waaronder SmartNote, ZZPKlaar en het Koerdisch Platform.

3. Soorten persoonsgegevens

De volgende categorieën persoonsgegevens kunnen worden verwerkt:
• Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer
• Bedrijfsgegevens (KVK, BTW-nummer)
• Financiële gegevens (facturen, betalingen)
• Gezondheidsgegevens (uitsluitend binnen SmartNote, in opdracht van zorgaanbieders)
• Communicatiegegevens (berichten, documenten)
• Gebruiksgegevens (inlogmomenten, acties binnen het platform)

4. Categorieën betrokkenen

• Medewerkers en ZZP'ers van de Verwerkingsverantwoordelijke
• Cliënten en hun wettelijk vertegenwoordigers (binnen SmartNote)
• Opdrachtgevers en contactpersonen
• Platformgebruikers

5. Verplichtingen van de Verwerker

Kyan Digital:
• Verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke.
• Zorgt ervoor dat personen die toegang hebben tot persoonsgegevens gebonden zijn aan geheimhouding.
• Treft passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat past bij het risico.
• Schakelt geen sub-verwerkers in zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Verwerkingsverantwoordelijke.
• Staat de Verwerkingsverantwoordelijke bij in het nakomen van diens verplichtingen ten aanzien van verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering, dataportabiliteit).
• Staat de Verwerkingsverantwoordelijke bij in het uitvoeren van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA) indien nodig.
• Verwijdert of retourneert alle persoonsgegevens na beëindiging van de dienstverlening, naar keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke.
• Stelt alle informatie beschikbaar die nodig is om naleving aan te tonen en maakt audits mogelijk.

6. Beveiligingsmaatregelen

Kyan Digital treft onder meer de volgende maatregelen:
• Versleuteling van data in transit (TLS/SSL) en at rest
• Toegangsbeperking op basis van rollen en rechten
• Regelmatige back-ups met versleuteling
• Monitoring en logging van toegang en wijzigingen
• Automatische sessie-afloop en sterke wachtwoordvereisten
• Hosting uitsluitend op servers binnen de Europese Unie (Hetzner, Duitsland)
• Geen gebruik van Amerikaanse cloudservices voor opslag of verwerking van persoonsgegevens
• Lokale AI-verwerking (geen data naar externe AI-diensten)

7. Datalekken

Kyan Digital meldt een datalek aan de Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging en waar mogelijk binnen 24 uur na ontdekking. De melding bevat ten minste: de aard van het lek, de getroffen categorieën gegevens, de waarschijnlijke gevolgen en de maatregelen die zijn getroffen.

8. Sub-verwerkers

Kyan Digital maakt op dit moment gebruik van de volgende sub-verwerkers:
• Hetzner Online GmbH (Duitsland) serverhosting en infrastructuur
• Mollie B.V. (Nederland) betalingsverwerking
• Brevo (Sendinblue) (EU) transactionele e-mails

Wijzigingen in sub-verwerkers worden minimaal 14 dagen van tevoren gecommuniceerd. De Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht bezwaar te maken.

9. Doorgifte buiten de EU

Kyan Digital draagt geen persoonsgegevens over naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Alle verwerking vindt plaats binnen de EU.

10. Duur en beëindiging

Deze verwerkersovereenkomst is geldig zolang Kyan Digital persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke. Bij beëindiging van de hoofdovereenkomst worden alle persoonsgegevens binnen 30 dagen verwijderd of geretourneerd, tenzij wettelijke bewaarplichten anders vereisen.

11. Toepasselijk recht

Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Gelderland.

Contact

Kyan Digital
Meander 251, 6825 MC Arnhem
contact@kyandigital.nl
KVK 78704022